Đối với phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam, các quy trình đều được thực hiện trên giấy tờ thủ công. Sau khi số hóa các hợp đồng cũ thì quy trình ký kết hợp đồng đã thay đổi nhờ chữ ký số và hợp đồng điện tử. Hiện tại, quy trình ký hợp đồng không còn quá dài, không phải gặp gỡ trực tiếp, tốn thời gian và nguồn lực, mà diễn ra nhanh chóng. Và hiệu lực của hợp đồng điện tử không khác biệt gì so với hợp đồng giấy.

Tóm lại, nhờ chuyển đổi số, giá trị nhận lại và dễ dàng thấy được của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là “giảm thiểu được chi phí hoạt động”. Không chỉ tiết kiệm chi phí bằng bởi số hóa các dữ liệu vật lý sang dữ liệu online mà từ những dữ liệu online này, doanh nghiệp sẽ xây dựng ra các số hóa các quy trình nhằm giảm thiểu công sức và thời gian mà kết quả vẫn đạt được như cũ

2. Quản lý thông tin và khai thác tài nguyên tốt hơn

Bất kỳ một doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn đều có một lượng thông tin khổng lồ từ nội bộ hay phát sinh từ khách hàng, đối tác, hệ sinh thái. Trước đây, việc quản lý các nguồn thông tin này là thủ công và cực kỳ phức tạp. Các thông tin dưới dạng vật lý như giấy tờ, số liệu.v.v.v thường:

• Dễ bị hỏng hóc, bị mờ, bị mất bởi thời gian dài hoặc sự vô tình của con người.
• Mỗi phòng bạn có số liệu riêng và dễ dẫn đến sai lệch số liệu giữa các phòng ban.
• Tài liệu dưới dạng vật lý nên việc số liệu bị phân tán. Việc kết nối các dữ liệu, quản lý các thông tin là cực kỳ phức tạp và tốn thời gian.
• Doanh nghiệp không thể thống kê, kiểm soát được trong doanh nghiệp có những số liệu gì? Đang ở đâu? Tình trạng ra sao?.

Chuyển đổi số bao gồm việc xây dựng lộ trình và triển khai các công cụ, ứng dụng giúp tối ưu hoạt động kinh doanh, dựa trên sự hợp nhất giữ thông tin và tài nguyên. Thay vì phần mềm và cơ sở dữ liệu phân tán, các nguồn lực trở nên tập trung hơn, qua đó gia tăng sự hiệu quả. Bên cạnh đó, nó cũng bổ trợ rất tốt cho văn hóa số “Lấy khách hàng làm trung tâm” đang được triển khai ở nhiều doanh nghiệp.

3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Theo một nghiên cứu được đưa ra bới SAP, 92% các nhà lãnh đạo cho rằng các biện pháp, chiến lược chuyển đổi thành công sẽ cải thiện trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Nhu cầu và kỳ vọng của người tiêu dùng liên tục thay đổi và ngày càng tăng cao. Khách hàng giờ đây có quá nhiều lựa chọn tương tự với mức giá phải chăng.

4. Tối ưu hóa hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban

Tại sao phải chuyển đổi số thì cùng quay lại mô hình hoạt động truyền thống khi mà các hoạt động tác nghiệp trong và ngoài phòng ban đều được thực hiện thủ công hoặc bán thủ công. Khi này, hoạt động tác nghiệp sẽ mất thời gian khiến hiệu quả công việc của nhân viên bị ảnh hưởng.

5. Mang lại sự linh hoạt của doanh nghiệp

Sự linh hoạt của một doanh nghiệp không chỉ nằm ở khả năng thích nghi với những thay đổi của môi trường xung quanh. Nó còn thông qua việc nắm bắt cơ hội, thấu hiểu nguy cơ và dự đoán rủi ro.

6. Tăng sự minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản trị doanh nghiệp

Chuyển đổi số còn giúp các doanh nghiệp khai thác tối đa năng lực làm việc của nhân viên. Những công việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà doanh nghiệp không tốn chi phí và người quản lý dễ dàng đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên qua số liệu báo cáo kịp thời.

7. Cải thiện năng suất của nhân viên và toàn bộ công ty

Việc ứng dụng các công nghệ số, tập trung và khai thác dữ liệu tốt hơn, giúp từng nhân viên trong công ty có thể giảm thiểu được thời gian lãng phí, tập trung vào các công việc mang lại hiệu quả cao hơn.

8. Tăng cơ hội, nâng cao khả năng cạnh tranh

Theo HBR, 84% các giám đốc điều hành cho biết các cơ hội kinh doanh mới xuất hiện khi doanh nghiệp của họ thực hiện việc chuyển đổi số. Chuyển đổi số góp phần giúp doanh nghiệp theo kịp tiến bộ công nghệ mới, tạo sự khác biệt để cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.

9. Tăng lợi nhuận (Chuyển đổi số dẫn tới lợi nhuận tốt hơn)

Theo một báo cáo SAP được công bố tại Las Vegas:

• 80% tổ chức hoàn thành chuyển đổi số đã báo cáo tăng lợi nhuận.
• 85% nói rằng chuyển đổi số giúp họ tăng thị phần.
• Trung bình, các nhà lãnh đạo kỳ vọng trưởng doanh thu cao hơn 23% so với đối thủ

10. Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tốt hơn

Chuyển đổi số đi đôi với chuyển đổi văn hóa. Trên thực tế, chúng giống như hai mặt của một đồng tiền, phụ thuộc vào nhau để phát triển và tồn tại. Một lợi ích của chuyển đổi số dễ nhận thấy là giúp nuôi dưỡng văn hóa tích cực cho tổ chức. Đầu tư vào chuyển đổi số đồng nghĩa với việc doanh nghiệp nỗ lực xây dựng văn hóa khuyến khích đổi mới.

Khi đó nhân viên sẽ cởi mở hơn với những thay đổi trong cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động. Họ không ngại thử thách, thử nghiệm các sáng kiến, ý tưởng mới, dám nói lên suy nghĩ của mình. Mỗi cá nhân đều có tinh thần như vậy sẽ duy trì tổ chức luôn vận động, phát triển và không ngừng học hỏi, tiếp cận điều mới, sẵn sàng đối mặt với mọi thách thức.

Nguồn ST Thanh Huyền